Sebagai penyelenggara, Anda harus mempersiapkan sebuah konferensi dengan baik dan penuh persiapan agar terlaksana dengan lancar dan ilmunya juga tersampaikan kepada partisipan konferensi. 

Konferensi adalah pertemuan formal di mana sekelompok orang yang memiliki minat atau keahlian yang sama berkumpul untuk membahas topik tertentu. 

Kegiatan ini dapat berlangsung dalam berbagai skala, mulai dari pertemuan kecil hingga acara besar yang dihadiri ratusan atau ribuan orang.

Berdasarkan pengertian konferensi diatas, tujuan dari kegiatan seperti ini adalah untuk berbagai pengetahuan, menampilkan inovasi dan penelitian terbaru, membicarakan masalah terkini, atau membangun hubungan profesional. 

Beberapa langkah-langkah dalam mempersiapkan sebuah konferensi selain materi adalah Anda perlu juga memfasilitasi tempat maupun alat yang penting untuk kebutuhan narasumber. 

Langkah-langkah Persiapan untuk Mengadakan Konferensi!

Apa saja langkah-langkahnya? Mari kita simak informasinya di bawah ini!

1. Tujuan dan Tema Konferensi

Sebuah konferensi harus memiliki tujuan dan tema yang jelas untuk dibawakan kepada partisipan. Bisa juga berupa pesan kunci dari materi yang akan disampaikan. Usahakan untuk menyampaikan tema yang relevan dan menarik untuk menarik banyak audiens. 

Anda bisa meminta tolong pada humas dalam menyiapkan informasi yang bernilai berita untuk konferensi pers. Tujuannya adalah agar para reporter yang hadir merasa tertarik untuk menggunakan informasi dan materi konferensi pers sebagai bahan berita.

2. Menentukan Pembicara atau Narasumber

Sebelum menentukan pembicara atau narasumber, Anda perlu mengidentifikasi dan undang pembicara yang berkompeten dan relevan dengan tema konferensi. Setelah itu, Anda bisa menyusun agenda atau jadwal acara.

Biasanya praktisi humas yang memilih juru bicara yang tepat. Mereka harus memilih seorang juru bicara yang dapat berbicara dengan baik untuk perusahaan dan memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk menjawab pertanyaan jurnalis atau partisipan. 

3. Menentukan Tanggal dan Tempat Konferensi

Dalam langkah ini sangat penting untuk menentukan tanggal yang tidak bertabrakan dengan acara lain dan tempat yang mudah diakses oleh partisipan. 

Seorang humas dalam panitia konferensi wajib memastikan jadwal konferensi pers berdasarkan jurnalis yang hadir. 

Selain itu, humas perlu mencari tempat yang kondusif dan lokasi pelaksanaan konferensi pers dengan mempertimbangkan tempat yang kondusif dan strategis.

4. Mencari Strategi Pemasaran Konferensi

Untuk membuat sebuah konferensi dapat diikuti banyak orang, tentu saja Anda perlu membuat strategi pemasaran dan promosi untuk mengundang banyak partisipan. Selain menyebarkan info melalui pamflet atau poster, Anda juga bisa gunakan sosial media. 

Sosial media yang dapat digunakan untuk mempromosikan konferensi Anda bisa Instagram, Facebook, X, atau Tiktok. Tidak hanya itu, banyak web yang memang berfokus untuk mencantumkan informasi mengenai konferensi yang akan datang. Cara ini bisa Anda gunakan untuk menarik partisipan. 

5. Siapkan Peralatan dan Perlengkapan

Dalam mempersiapkan sebuah konferensi, Anda juga harus menyiapkan peralatan maupun perlengkapan yang memadai dan pastikan ruang konferensi sudah disusun rapi. Apabila Anda juga menyiapkan kendaraan untuk peserta dan narasumber maka Anda harus mengkonfirmasi kembali ke pihak yang menjemput mereka. 

Peralatan lain yang sangat krusial dan harus ada dalam sebuah konferensi adalah proyektor, sound system, internet dan alat interpreting untuk kebutuhan terjemahan bahasa asing. Alasannya untuk memberikan fasilitas kepada partisipan internasional. 

Perlengkapan lainnya adalah kebutuhan jasmani untuk narasumber dan partisipan seperti snack dan makanan berat. Tujuannya agar peserta menjadi nyaman untuk mengikuti serangkaian acara hingga selesai. 

6. Menentukan Media yang akan Diundang

Untuk kebutuhan acara berita dalam meliput kegiatan konferensi, sangat penting untuk mengundang media yang berprofesi dalam memberitakan sebuah konferensi. 

Anda dapat menghubungi media tersebut saat satu minggu sebelum konferensi pers. Selain mengirimkan undangan, humas juga dapat mengirimkan advisory kepada media yang berisi informasi tentang detail isi konferensi pers.

7. Mengevaluasi Semua Persiapan

Terakhir, setelah konferensi pers, humas harus melakukan evaluasi. Menurut pelatihansdm.net, humas memiliki kemampuan untuk melakukan evaluasi berdasarkan tiga parameter. 

Pertama, cari tahu media mana yang meliput konferensi pers. Kemudian, cari tahu berapa banyak pemberitaan yang terkait dengan konferensi pers. 

Terakhir, pastikan bahwa isi berita yang diliput oleh media sudah sesuai dengan tema atau pesan yang disampaikan dalam konferensi pers.

Demikian langkah-langkah dalam mempersiapkan sebuah konferensi agar dapat berjalan dengan lancar dan bermanfaat bagi penyelenggara, partisipan dan narasumber. Jangan lupa untuk menyiapkan peralatan dan perlengkapan untuk kegiatan, terutama bagi peserta yang berbicara bahasa asing. 

Butuh Alat Interpreting yang Bagus untuk Konferensi? Mega Penerjemah Solusinya!

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, Anda perlu memiliki alat interpreting yang memadai untuk menerjemahkan ke dalam bahasa asing bagi partisipan internasional. Alat ini tidak hanya untuk konferensi, namun bisa untuk kegiatan yang bertaraf internasional lainnya. 

Bagi Anda yang akan atau segera mengadakan konferensi nasional maupun internasional, Sewa alat interpreting di Mega Penerjemah dijamin dapat melancarkan translate bahasa Indonesia ke bahasa Inggris untuk kebutuhan partisipan dengan bahasa asing. 

Mega Penerjemah adalah biro penerjemah yang memberi layanan sewa alat interpreting melainkan juga translate, legalisasi, interpreter dan proofreading. Dengan pengalaman berkarir selama lebih dari 10 tahun, Mega Penerjemah sudah memiliki banyak review dan tersertifikasi sebagai jasa sewa alat interpreting terbaik di Indonesia.

Jadi, tunggu apalagi? Ayo segera kunjungi laman website Mega Translation Service di Tangerang atau hubungi kontak 0811-8820-157.